PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASANA KANTOR (ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA)

Makalah

Penghapusan Sarana Prasarana Kantor

Disusun Oleh:

Novi Suryani

Novia Fiska Rina

Nuri Reksa Ayuni

Putri Indah Lestari

Ramadhani Indah Lestari

Salwa Nadila

Sella Febrina Kassya Fitri

Sepriani Irawan

Safira Gina Nadyani

Shasha Junisha Efwin

Sinta Bestari Monica

Sitti Masyithah

Slashzia Ayu Ratnasari

Tijmalatun Nisa

Vita Febrianti

Yanny Rahmadayu

Yolla Febriani

Yoli Oktavia

Zakiyah Ulfa Ariyani

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 PEKANBARU

SMK BERPRESTASI

JL. SEMERU No. 16 Telp./Faks (0761) 22284 / 858567

E-MAIL : smekansa@yahoo.com – website : www.smkn1pekanbaru.sch.id

 

Kata Pengantar

          Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa penulis dapat menyelesaikan tugas pembuatan makalah yang berjudul “Penghapusan Sarana Prasarana Kantor” dengan lancar. 

          Dalam pembuatan makalah ini, penulis mendapat bantuan dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : teman-teman yang sudah memberikan ide, dan kepada Ibu Puji Hartati S.Pd yang telah memberi kesempatan sehingga makalah ini bisa selesai dengan lancar dan dapat terselesaikan dan juga semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang membantu pembuatan makalah “Penghapusan Sarana Prasarana Kantor” ini.

          Akhir kata semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya, penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari sempurna untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan kearah kesempurnaan. Akhir kata penulis sampaikan terimakasih.  

                                                                                     Pekanbaru, 14 Januari  2014

                                                                                                                                        Penulis

PENGHAPUSAN BARANG INVENTARIS

1.      Pengertian Penghapusan Barang Inventaris

·           Pengertian Penghapusan Menurut Beberapa Ahli

1.         Penghapusan Menurut ( Ibnu Syamsi )

Penghapusan (disposal) adalah penyingkiran barang – barang inventaris, karena tidak diperlukan / dipergunakan lagi.

2.         Penghapusan Menurut ( Lukas dan Rumsari )

Penghapusan barang adalah kegiatan pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan.

3.         Penghapusan Menurut ( Keputusan Menkue No. 470 KMK.01 / 1994)

Penghapusan adalah keputusan dari pejabat yang berwenang untuk menghapus barang dari daftar investaris (Buku Inventaris) dengan tujuan membebaskan bendaharawan barang atau pembantu penguasa barang (PPBI)

4.         Penghapusan Menurut ( Permendagri No.17 Tahun 2007)

Penghapusan barang milik daerah adalah tindakan – tindakan penghapusan barang pengguna/kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris barang milik daerah.

·                    Pengertian Penghapusan Sarana Prasana Kantor

            Suatu kegiatan yang dilakukan untuk menghilangkan atau memusnahkan barang dari daftar inventaris sarpras kantor karena barang tidak layak pakai dan sudah tidak memiliki nilai gunas dimana biaya pemeliharaan dari sarpras kantor lebih besar dari biaya penghapusan sarpras kantor yang dilakukan oleh tim penghapusan / orang yang ditunjuk berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang memiliki tujuan umum untuk membebaskan ruang dari penumpukkan barang.

2.     Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana

            Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan memiliki tujuan :

1. Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan

2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris

3. Membebaskan ruang dari penumpukan barang

4. Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja

3.     Syarat-syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana

a.   Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi

b.   Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan

c.   Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini

d.   Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan

e.   Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus

f.    Apabila dilakukan pebaikan, akan menelan biaya yang besar

g.   Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya    

      pemeliharaa

h.   Terjadi penyusutan diluar kekuasaan

i.    Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi

j.    Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang

k.   Musnah akibat bencana alam

l.    Merupakan kelebihan persediaan

m.  Hilang akibat pencurian

4.      Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan Prasarana

            Pelaksanaan penghapusan barang inventaris di tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia Peneliti/Penghapusan barang inventaris, dengan keputusan Unit Utama masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis.

            Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang inventaris tersebut.

5.     Jenis-jenis Penghapusan Sarana dan Prasarana

            Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.

            a. Penghapusan barang inventaris dengan lelang

            Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor Lelang negara.

            b. Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan

            Penghapusan barang inventaris dilakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu pemusnahan dibuat dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang-barang apa saja yang hendak disingkirkan.

            Prosesnya adalah sebagai berikut:

1.   Pembentukan panitia penghapusan oleh pimpinan Unit Utama

2.    Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barangyang dilakukan setiap tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan.

3.   Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus

4.   Panitia membuat berita acara

5.   Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai Surat Keputusan dengan disaksikan oleh pejabat pemerintah daerah setempat dan atau kepolisian, pemusnahannya dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan, tata cara pemusnahannya yaitu dengan cara dibakar, dikubur, dsb

6.   Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga dikeluarkan keputusan penghapusan

7.   Jika barang itu dimusnahkan, pimpinan unit utama membentuk dan menugaskan panitia untuk melaksanakan pemusanahan yang harus disaksikan oleh Pemda setempat.

6.     Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana

a.     Penghapusan barang yang rusak/tua/berlebih

1.   Setiap pengurus membuat daftar barang inventaris yang akan diusulkan untuk dihapuskan kepada pejabat yang berwenang

2.   Pengurus menghimpun atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk dihapuskan tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja.

3.   Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit utamanya masing-masing di daerah tingkat I.

4.   Unit utama membentuk panitia penghapusan barang

5.   Panitia memeriksa barang yang diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja dan panitia melaporkannya kepada pimpinan unit utama disertai dengan usul/ rekomendasi penyelesaiannya.

6.   Pimpinan unit utama meneliti barang yang diusulkan untuk dihapuskan

7.   Jika barang yang akan dihapuskan seperti barang tidak bergerak, biro perlengkapan akan meminta persetujuan/ izin tertulis dari menteri keuangan diteruskan kepada biro hukum dan dinas Depdiknas untuk dibuatkan surat keputusan (SK), di dalam SK tersebut terdapat cara penghapusannya seperti melalui lelang atau pemusnahan.

          b. Penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok/diselewengkan

-     Pimpinan unit satuan kerja bertanggung jawab atas barang yang hilang melaporkan ke pimpinan unit dan kepolisian.

-     Pihak kepolisian diharapkan mengeluarkan berita acara pemeriksaan dalam waktu 3 bulan.

-     Hasil penyelidikan berisikan tentang kehilangan, barang tersebut bukan karena kelalaian petugas atau kehilangan yang disebabkan karena kelalaian petugas.

-     Pimpinan unit utama mengusulkan penghapusannya kepada menteri dilampiri berita acara dan bukti setoran hasil penjualan, mentri mengeluarkan surat keputusan (SK) penghapusannya.

-     Penghapusan dari daftar inventaris dilakukan setelah SK penghapusan dikeluarkan.

            c. Penghapusan barang karena bencana alam

            Tata caranya disamakan dengan penghapusan barang yang rusak/tua dengan tambahan SK dari Pemda yang menyatakan bahwa daerah tersebut telah terjadi bencana alam.

7.      Landasan Hukum

            Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan hukum berwujud sebagai keputusan presiden, Keputusan Menteri, Instruksi presiden, Peraturan Pemerintah, Surat Edaran Menteri/dewan pengawas Keuangan, Undang-Undan Pembendaharaan Indonesia.

a.     Perubahan Status Hukum

            Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah daerah yang mengakibatkan terjadinya perubahan status hukum pemilikan atas barang. Perubahan status hukum barang disebabkan oleh tiga hal, yaitu:

1. Penghapusan barang

2. Penjualan barang

3. Tukar menukar

            b. Perubahan status hukum terhadap barang milik negara/ daerah

           

Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya penjualan barang berdasarkan atas Peraturan Pemerintah tukar barang pada prinsipnya dapat dilaksanakan dengan dasar peraturan Menteri

DAFTAR PUSTAKA

Arum, Wahyu Sri Ambar. 2007. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan. Jakarta:

Multi Karya Mulia.

MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN (administrasi humas dan keprotokolan)

MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

1.      Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan

 Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan.

Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan.

Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan.

            Perencaaan

a.      Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu.

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.

1)      Perencanaan meliputi tiga kategori

      a)      Perencanaan jangka panjang (long term plan).

      b)      Perencanaan jangka menengah (medium term  plan).

      c)      Perencanaan jangka pendek (short term plan).

2)      Proses perencanaan

      a)      Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.

      b)      Menentukan alternatif.

      c)      Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.

      d)     Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.

      e)      Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.

Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.

      a)      Kegiatan apa yang harus dilakukan?

      b)      Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

      c)      Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

      d)     Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?

      e)      Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?

Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut.

a)     Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti.

b)     Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan.

c)     Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.

d)     Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama.

e)     Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan.

f)      Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.

b.      Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan

Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut.

                  1)     Jelas/masuk akal (rasional)

Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan.

                  2)    Sederhana ( simple)

Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan.

                  3)    Luwes (fleksibel)

Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu.

                  4)    Mencakup kegiatan yang menyeluruh (comprehensive)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description.

                  5)      Berkesinambungan/terus-menerus (continue)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).

           

 Pengorganisasian

a.      Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

b.      Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut.

      1)      Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.

      2)      Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

      3)      Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara.

      4)      Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.

 

            Pengkoordinasian

Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.

            Pengawasan

Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.

Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.           

             

 Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan

Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut.

1.      Menandatangani surat.

2.      Membaca surat masuk.

3.      Membaca laporan.

4.      Menyusun laporan.

5.      Menerima telepon dan menelepon.

6.      Menerima tamu.

7.      Memimpin rapat.

8.      Mengadakan perjalanan dinas.

9.      Mengadakan kegiatan “Meeting”.

10.  Melakukan Kegiatan sosial.

Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1.         Berdasarkan urutan masuk; dan

2.         Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

 Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.

1.      Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk

Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.

             Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

               Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan  melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting  akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain.

3.         Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

 Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut.

1.      Menerima dan menghimpun surat.

2.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

3.      Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.

4.      Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

5.      Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.