Lembar Formulir pencatatan penerimaan telepon

FORMULIR PENCATATAN PENERIMAAN TELEPON

Untuk                   : ................................................................

Dari                      : ................................................................

Kantor                  : ....................................................                                      
Jabatan                 :....................................

Telepon No.         : ....................................................

.........................minta waktu                     .....................................Menjawab

                         Ingin bertemu                                                        telepon

........................ akan datang                      .....................................Mohon ditelepon

                                                                                                      Kembali

........................Ingin bertemu                   ....................................akan menelpon

                                                                                                     Kembali

Pesan:

Diterima Oleh    :                                                                             Tanggal:

Jam                   :

PENYIMPANAN KEARSIPAN SISTEM SUBJEK

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

  

            Dalam penyimpanan kearsipan ada beberapa sistem penyimpanan yang sering kita dengar, diantaranya Sistem Abjad, Sistem Subjek, Sistem Nomor, Sistem Tanggal, dan Sistem Wilayah.Setiap sistemnya memiliki cara tersendiri pada proses penyimpanannya. Apakah menggunakan tanggal, nomor, nama perusahaan, wilayah surat ataupun perihal di dalam surat itu sendiri. Pada saat seorang pegawai kantor hendak memilih sistem penyimpanan yang sesuai, ada beberapa panduan tentang pemilihan sistem arsip. Salah satu sistem penyimpanan yang akan kita bahas kali ini adalah sistem Subjek.


Pengertian Sistem Subjek

            Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.


Kelebihan sistem subjek

1. mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
2. dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kelemahan sistem subjek

1. sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
2. kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

            Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

• Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
• Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
• Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

            Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.

• Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
• Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
• Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

berikut contohnya.

Masalah Utama	Masalah	Sub Masalah
Kp  : Kepegawaian	Cuti	a. Cuti Melahirkan b. Cuti Sakit c. Cuti Tahunan
	Mutasi	a. Kenaikan golongan b. Masa kerja c. Tunjangan keluarga d. Alih tugas e. Jabatan

            Untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.

            Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.

            1. Filing cabinet; 
 jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama. Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya

Diperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.

            2. Guide;
jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah

            3. folder;
jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah

            4. Kartu Indeks
Disiapkan bila diperlukan

            5. Rak Sortir (Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip )

Disiapkan sesuai kebutuhan.

            6. Lemari kartu indeks

Penjelasan peralatan arsip tersebut dapat dilihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.


Prosedur penyimpanan arsip

            Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

            a. memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.

Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

            b. mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

            c. mengode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.


            d. menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

            e. menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.

contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.

Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.

Perhatikan contoh kartu indeks berikut.




Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2. lihat kode penyimpanan kartu indeks
3. berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya.

Prosedur Penemuan Arsip

                Bila ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Pastikan kode arsip yang akan dipinjam

(tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya).

1.Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.

2.Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman.

3.Serahkan arsip kepada peminjam.

                Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

                Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/subjek Kode

1. Hubungan Masyarakat HM

2. Kepegawaian KP

3. Keuangan KU

4. Perlengkapan LK

                HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.

Masalah Utama Sub Masalah

A. Keuangan

A.1. Gaji

A.2. Pajak

A.3. Kredit

B.Kepegawaian

B.1. Pengadaan

B.2. Pengangkatan

B.3. Cuti

C. .......... dst

                A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide.

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide.

Contoh daftar klasifikasi

Masalah

A. Keuangan

A.1. Gaji

A.1.1. Gaji Bulanan

A.1.2. Upah Mingguan

A.1.3. Upah Harian

A.2. Pajak

A.2.1. PPh

A.2.2. PPN

A.2.3. PBB

A.3. Kredit

A.3.1. Kredit Bank

A.3.2. Kredit Usaha Kecil

A.3.3. Kredit Investasi

B. Kepegawaian

B.1. Pengadaan

B.1.1. Formasi

B.1.2. Lamaran

B.1.3. Penempatan

B.2. ……. dst


                A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.

SENI BUDAYA KELAS X, LKS MEDALI SMK

JAWABAN LKS MEDALI SMK KELAS X.
HALAMAN 16-19
ULANGAN HARIAN 1


1. Seni adalah penciptaan benda atau segala hal yang karena keindahan bentuknya, orang senang melihat atau mendengar. Hal ini merupakan pendapat...
a. ensiklopedia indonesia

2. DEngan seni kita dapat memperoleh kenikmatan sebagai akibat dari refleksi...
a. perasaan

3. b. leonardo da vinci
4. b. menilai
5. b. thomas aquinas
6. d. portugis
7. c. Raden Saleh Syarif Bustaman
8. d. realis dan naturalis
9. d. penjual jamu gendong
10. a.coklat
11. e. biru
12. a. memperpendek proses pewarnaan
13. c.jumputan
14. d.seni lukis
15. b. UNESCO
16. b. jawa timur
17. c. bayangan
18. a. sapi
19. e. sunda
20. d. Arjuna Wiwaha
21. b. Jawa Timur
22. a. Sukuh
23. c. Nekara
24. a. seni lukis dan ukir logam
25. a. Mikrokosmos
26. d. Ida Bagus Nyana
27. a. Young artist
28. c. Hindu
29. b. nirmana
30. d. merah. kuning, biru.

II.

1. TUTUP DAN CELUP
2. KALAMAKARA
3.
4. STUPA DARI INDIA
5. CANTING CAP
6. SULARDJO
7. BONNET DAN WALTER SPIES
8. DI KLUNGKUNG
9. TUMBUH-TUMBUHAN, WAYANG, DAN SENI KALIGRAFI
10. DELACROIX

III.

1.Nirmana adalah pengorganisasian atau penyusunan elemen-elemen visual seperti titik, garis, ruang, dan tekstur, menjadi satu kesatuan yang harmonis.

2. titik adalah suatu bentuk kecil yang tidak mempunyai dimensi.

3. garis adalah suatu hasil goresan nyata dan batas limit suatu benda, ruang, rangkaian masa dan warna.

4. bidang adalah suatu bentuk pipih tanpa ketebalan, mempunyai dimensi panjang, lebar, dan luas; mempunyai kedudukan, arah dan dibatasi oleh garis.

5. gempal adalah bentuk bidang yang mempunyai dimensi ketebalan dan kedalaman

6. -memperlihatkan arsitektur atau rancangan bangunan atau rancangan suatu produk,

-memanipulasi penampakan objek dalam sebuah film

7. stiker merupakan salah satu karya seni rupa terapan yang memiliki bentuk gambar atau tulisan pada kertas yang ukurannya relatif keci, bagian bawahnya berperekat/lengket.

8. garis nyata adalah garis yang dihasilkan dari coretan atau goresan langsung.

9. warna adalah kesan yang ditimbulkan oleh pantulan cahaya mata.

10. diorama adalah maket yang dikemas dalam bentuk etalase yang memperlihatkan keadaan atau peristiwa bersejarah atau lingkungan alam suatu bentuk kehidupan.

ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

ADMINISTRASI, KANTOR DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. URAIAN DAN CONTOH
    Apakah yang kamu ketahui tentang administrasi? Administrasi adalah ilmu yang memperlajari tentang proses atau kegiatan manusia yang dilakukan dengan bekerja sama. Proses kerja sama manusia dengan melakukan pekerjaan di dalam kantor dan mengerjaan pekerjaan perkantoran disebut dengan asministrasi perkantoran (office management).
    Pekerjaan perkantoran tidak hanya perkerjaan tulis menulis tetapi lebih dari itu, dalam unit organisasi perlu didukung oleh peralatan kantor yang memadai ini seiring dengan kemajuan teknologi.


     A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
          proses kerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya (dalam arti luas).

jenis-jenis lipatan surat

Ini adalah jenis-jenis lipatan surat yang biasa dipakai :)
Penjelasan jenis-jenis lipatan, yaitu:

• Lipatan Baku (Standard Fold)

          Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.

      Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat         dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

• Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)

      Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan                 terletak pada bagian lipatan atasnya saja.

      Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian             lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

• Lipatan Akordion (Accordion Fold)

      Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

      Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1             dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..

• Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)

     Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

     Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3            lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

• Lipatan Tunggal (Single Fold)

Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.

Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

• Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)

Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.

Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).

• Lipatan Perancis (French Fold)

Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.

Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

• Lipatan Baron (Baronial Fold)

Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.

Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.