Administrasi Pendapatan Dan Belanja Keuangan ( Administrasi Keuangan )

Nama       : Zakiyah Ulfa Aryani

Kelas       : XII ADP 3

Administrasi Pendapatan Dan Belanja Keuangan

            Definisi dari Administrasi keuangan adalah segenap perbuatan yang bertalian dengan penggunaan faktor uang dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan.  Administrasi juga dapat dilihat dari dua segi, yaitu:

         Pengelolaan keuangan

                  Pengelolaan keuangan merupakan administrasi keuangan dalam arti luas, yang        terkandung pengertian pengaturan dan penetapan kebijakan dalam pengadaan dan penggunaan keuangan untuk mewujdkan semua tugas-tugas pokok sebagai volume            kerja organisasi, agar tujuannya dapat diwujudkan secara efektif dan efisien.

         Tata usaha keuangan

                  Tata usaha keuangan adalah administrasi keuangan dalam arti sempit, terkandung pengertian proses penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran uang melalui kegiatan           penatabukuan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai upaya menunjang perwujudan kebijaksanaan keuangan yang telah ditetapkan. (Hadari Nawawi, 1994:161)

Dilihat dari sumbernya, keuangan di lingkungan organisasi dapat dibedakan sebagai berikut :

         Bersumber dari pemerintah

                        Di lingkungan aparatur pemerintahan yang pada dasarnya merupakan          organisasi, dari yang tertinggi sampai yang terendah, untuk membiayai seluruh     kegiatannya dalam rangka melaksakan tugas pokok sesuai jenjang masing-masing,            sumber dananya diperoleh dari Negara/pemerintah.

         Bersumber dari bantuan

                        Organisasi diluar bidang pemerintahan, terutama berupa organisasi sosial    kemasyarakatan dan organisasi volunteer, dalam mewujudkan tugas pokoknya     pengadaan dana tetrgantung pada partisipasi anggotanya.  Disamping itu terdapat pula yang pendanaannya diperoleh dari bantuan masyarakat yang bersimpati atau     bantuan pihak pemerintah dan bahkan berupa bantuan dari luar negeri

         Bersumber dari milik perorangan

                        Organisasi di bidang ekonomi, industri dan jasa sebagai badan usaha milik perseorangan   atau sekelompok kecil orang, menghimpun dana yang disebut modal       untuk   mewujudkan   kegiatan pokoknya, dari para pemilik dan orang lain yang        diberi   kesempatan memperkuat modalnya sebagai perusahaan. (Hadari Nawawi,          1994:162)

Enam aspek kebijaksanaan nasional yang terpisah-pisah serta penting.  Aspek-aspek tersebut adalah :

         Kebijaksanaan ekonomi

                        Menyangkut hubungan diantara pengeluaran pemerintah dan semua            pendapatan lainnya serta pengeluaran di dalam negeri dan masalah berapa banyak dari           ekonomi itu harus dimasukkan di dalamnya oleh pemerintah

         Kebijaksanaan hutang

                        Meliputi hubungan diantara keseluruhan pengeluaran-pengeluaran pemerintah        dan      penghasil pemerintah pada waktu ini dan berurusan dengan persoalan kapan, bagaimana       dan sampai seberapa jauh pemerintah harus membuat dan membayar     kembali hutang

         Kebijaksanaan penghasilan

                        Mempertimbangkan besarnya secara relatif berbagai sumber penghasilan dan          persoalan pajak-pajak yang harus dikenakan

         Kebijaksanaan pengeluaran

                        Menetukan besarnya pengeluaran-pengeluaran pemerintah yang berlainan-  lainan.

         Kebijaksanaan pelaksanaan

                        Menyangkut hubungan diantara biaya dan hasil-hail kegiatan-kegiatan                    pemerintah tertentu dan penyelidikan mengenai seberapa jauh organisasi dan tindakan pemerintah berdaya guna untuk mencapai tujuannya.

         Kebijaksanaan akuntan (pembukuan)

                        Kebijaksanaan akuntan menyangkut hubungan diantara rencana-rencana dan          tindakan (Dimock, 1992:285)

            Administrasi keuangan dipelajari oleh suatu ilmu, yaitu ilmu administrasi keuangan.  Ilmu ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan kepada manusia tentang bagaimana menyediakan uang yang dapat digunakan membiayai suatu proses penyelenggaraan tujuan (atau proses administrasi) dan menjamin penggunaannya secara sah dan efisien.

Supaya penggunaan uang efisien maka harus dilakukan 3 pola perbuatan, yaitu:

1.            Pembuatan anggaran belanja (budgeting)

2.            Pembukuan (accounting)

3.            Pemeriksaan keuangan (auditing)

4.            Pembelian dan persediaan

Penyusunan Anggaran Belanja

1.      Pengertian anggaran belanja

            Membuat anggaran berarti membuat rencana, menetukan lebih dulu apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.  Lebih jelasnya, anggaran adalah rencanan keuangan, yang berisi taksiran tau perkiraan tentang jasa, jumlah biaya atau uang yang diperlukan dan tentang sumber-sumber keuangan yang dapat menutup kebutuhan uang tersebut.  Membuat anggaran adalah menentukan atau mengatur lebih dulu penggunaan faktor uang dalam pencapaian sesuatu tujuan dan dari mana memperoleh sumber-sumber untuk menutupnya. Dengan adanya anggaran itu terhindarlah pemborosan uang, terciptalah pedoman penggunaan uang, dengan harapan hasil yang maksimal.  Dalam rangka manajemen, maka anggaran itu juga dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan kontrol. Secara umum, berlaku dua sistem jangka waktu berlakunya anggaran, yaitu:

a.              Financial year system (kas stelsel)

                        Belanja dan pendapatan uang yang diperhitungkan ialah yang benar-benar                          terjadi pada sesuatu tahun anggaran

b.             Limited budget year system

                        Belanja dan pendapatan uang yang diperhitungkan ialah yang terjadi pada                          penambahan enam bulan pada sesuatu tahun anggaran.

            Organisasi yang ada dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu organisasi kenegaraaan, organisasi perusahaan dan organisasi kemasyarakatan atau sosial.  Ketiganya memiliki tujuan yang berbeda, yaitu organisasi yang mencari keuntungan material semata-mata (perusahaan) dan yang sosial.  Perbedaan tujuan berpengaruh pada pembentukan anggaran.

            Organisasi yang bukan perusahaan bentuk anggarannya bersifat tetap, artinya apa yang telah ditentukan dalam angggran itu tidak boleh dilampaui.  Apabila itu kurang, harus diajukan anggaran tambahan.  Bagi organisasi perusahaan bentuk anggarannya adalah variable atau berubah-ubah.  Apabila itu melebihi perkiraan maka anggaran itu ditambahi untuk menampung kelebihan permintaan barang yang dipergunakan, jika sebaliknya anggaran perusahaan ini diusahakan untuk mengalami penyesuaian. (Pariata westra, 1980:15)

            Penganggaran itu adalah proses yang kontinue dan anggaran itu merupakan produk dari keseluruhan perbuatan yang disebut penganggaran, Dalam proses penganggaran terdapat tingkatan-tingkatan yang disebut sikles anggaran.  Pada umunya dikenal tiga tingkatan perbuatan dalam proses penganggaran yaitu :

a.                 Persiapan penyusunan usul anggaran

b.                 Penetapan usul anggaran

c.                  Pelaksanaan anggaran

Tipe-tipe anggaran belanja :

a.              Tipe legislatif

                                    Anggaran belanja disusun oleh panitia badan perundang-undangan                                      berdasarkan permohonan-permohonan akan dana dari cabang                                              eksekutif.

b.             Tipe dewan atau komisi

                                    Tipe ini masih digunakan pada pemerintah Negara bagian dan                                              kotapraja, disusun oleh satu dari dua jalan: seluruhnya terdiri dari                                        pegawai administratif atau pegawai-pegawai administratif dan                                               legislatif bersama-sama.

c.              Tipe eksekutif

                                    Di bawah sistem ini suatu badan kepala eksekutif, biasanya suatu biro                                 anggaran belanja atau departemen keuangan mengadakan                                                    pembicaraan-pembicaraan mengenai permohonan-permohonan                                         anggaran belanja dari semua badan eksekutif dan atas dasar ini, setelah                           berkonsultasi dengan kepala eksekutif, menyiapkan suatu dokumen                                 menyeluruh untuk diajukan oleh eksekutif kepada baddaan pembuat                                   undang-undang pada pembukaan sidang. (Dimock, 1992:338)

Suatu rancangan anggaran belanja yang sehat memiliki lima sifat pokok, yaitu:

         Bertanggung jawab

         Bulat

Bertanggung jawab dan bulat, artinya keseluruhan program fiscal harus terkumpul menjadi satu, diringkaskan, dinilai dan diputuskan disebuah tempat oleh orang atau badan yang diserahi tugas itu.

         Fleksibilitas

Keleluasaan memilih yang sewajarnya diantara kebijaksanaan-kebijaksanaan di dalam menyusun anggaran belanja dan merumuskan kelonggaran administrative di dalam           pelaksanaannya.

         Dapat Dipercaya

Tingkat dapat dipercaya yang tinggi juga penting, yakni penjelasan tentang perkiraan-perkiraan anggaran belanja harus cukup diteliti, terperinci dan kuat untuk menimbulkan penilaian sepatutnya.

         Terjamin

Adanya jaminan bahwa program fiskal segaimana diundangkan (disetujui oleh undang-undang) akan dijalankan secara mantap (Dimock, 1992:296)

Berikut ini beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran :

a.                 Asas universalitas

            Asas ini menghendaki supaya anggaran itu disusun menurut jumlah bulat atau bruto           dari belanja dan pendapatan.

b.                 Asas  Keseimbangan

            Asas ini menghendaki bahwa belanja yang dilakukan dapat ditutup dengan            pendapatan-    pendapatan uang yang akan diterima, sehingga tidak muncul ketekoran atau defisit

c.                  Asas Pemerincian Anggaran

            Asas ini menghendaki bahwa anggaran harus terperinci susunannya. (Pariata Westra,         1980:23)

Terdapat empat macam asas pemerincian, yaitu:

a.                 Pemerincian menurut fungsinya

            Pemerincian ini memiliki arti yaitu bahwa angka-angka anggaran itu harus diperinci            menurut fungsi-fungsi yang ada didalam organisasi.   Contohnya yaitu Fungsi         produksi, fungsi pembelian atau penjualan dan fungsi personal.

b.                 Pemerincian menurut organisasinya

            Menurut asas ini dikehendaki angka-angka uang dalam anggaran itu diperinci sesuai          dengan siapa (bagian-bagian organisasi) yang akan menggunakan uangnya.

c.                  Pemerincian menurut obyeknya

            Menurut asas ini anggaran itu disusun terperinci menurut obyek (yang dapat berupa           tenaga benda atau alat perlengkapan) yang akan dibiayai.

d.                  Program budget atau performance budget

            Asas ini muncul dikarenakan tiga asas yang lain bukan merupakan alat yang dapat menjelaskan jasa yang akan dijalankan atau hasil-hasil yang akan dicapai.  Menurut system ini yang diutamakan ialah pemerincian menurut hasil pekerjaan atau jasa yang akan dijalankan, tidak pada benda-benda yang akan dibeli.  Perbedaannya dengan ketiga asas lain yaitu terletak pada teknik metoda dan cara berpikir. (Pariata Westra, 1980:26)

1.            Penetapan anggaran

                        Pada Negara penetapan anggaran Negara umumnya dilakukan oleh Badan Legislatif (DPR).  Pembuatan usul anggaran umumnya oleh Badan Eksekutif (Pemerintah dalam arti sempit).  Namun DPR diikutsrtakan atau berwenang menetapkan anggaranl, karena is anggaran itu akan menyangkut kepentingan rakyat.

            Pada perusahaan perseorangan memang tidak terjadi persoalan yang berwenang menetapkan anggaran.  Namun pada perusahaan yang berbentuk PT, anggaran ditetapan oleh pemegang saham sendiri, atau oleh Dewan Komisaris (sebagai wakil dari pemegang saham) Pada koperasi di Indonesia, umumnya penetapan anggaran dilakukan oleh anggota koperasi sendiri dalam rapat anggota. Di dalam pemerintahan, apabila usulan anggaran setelah ditetapkan perperinciannya juga mengikat, selanjutnya disebut penetapan anggaran terperinci, hal ini memang menguntungkan Badan Legislatif atau DPR; karena dapat melakuan pengawasan yang efektif dalam rangka menjamin terlaksananya “public policy” dan mencegah ketekoran atau defisit.  Tetapi menimbulkan kesulitan besar bagi Badan Eksekutif karena sama sekali tidak mempunyai kelonggaran dalam menyesuaikan pelaksanaan anggaran itu dengan keadaan yang dihadapi.

            Bentuk penetapan anggaran yang paling baik adalah perperincian pada usul anggaran, tetapi ketetapan anggaran bersifat bulat atau utuh.  (Pariata Westra, 1980:30)

2.            Pelaksanaan anggaran

            Setelah anggaran itu ditetapkan dan apabila telah tiba waktunya tahun anggaran atu tahun dinas berlaku, maka anggaran itu mulai dilaksanakan. 

            Kumpulan data pelaksanaan yang akan digunakan dalam anggaran-anggaran berikutnya dan bagi tujuan cost control akan tergantung kepada tingkat keefektifan dari system laporan.  Laporan itu bermanfaat antara lain untuk :

1)      Memberikan data yang tepat untuk membantu tindakan penyesuaian yang dipandang perlu dalam penugasan pegawai

2)      Memberikan informasi bagi peninjauan kembali pelaksanaan“program kerja”, bagi penilaian pekerjaan dan praktik-praktik manajemen, dan bagi penganalisaan status otorisasi, kepegawaian dan lain-lainnya.

a.                 Prosedur tentang pengawasan kerja dan ongkos (cost and work control)

            Peranan dari prosedur ini didasarkan pada alasan-alasan :

1)      Pekerjaan atau kerja dan ongkos-ongkos harus dikontrol menurut ketentuannya

2)      Hanya dapat dicapai dengan kepemimpinan yang aktif dari kepala-kepala satuan pelaksana. (Pariata Westra, 1980:37)

            Pengurusan keuangan Negara sebagai pelaksana anggaran Negara yang harus dijalankan oleh Presiden itu menyangkut dua macam pengurusan,  yaitu :

a.                 Administratief Beheer (pengurusan ketatausahaan)

            Pengurusan ini meliputi, hak menguasai atau hak mengotorisasi dan hak perintah    membayar uang dan menagih uang.

b.                 Comptabel Beheer (Pengurusan komptabel)

            Pengurusan ini bertalian dengan wewenang menerima, menyimpan dan mengeluarkan        uang Negara.

            Yang dapat menjadi seorang bendaharawan atau comptabel yaitu orang dan badan (kas Negara dan Bank Indonesia)

            Dari anggaran Negara dapat diketahui rencana kerja apa saja yang akan dibiayai.  Kebutuhan yang mengenai material (proyek-proyek) penyelenggaraannya dapat dilakukan dengan :

a.       Jawatan yang bersangkutan menyelenggarakan sendiri atau

b.      Jawatan menyerahkan dan menyuruh pihak lain untuk menyelenggarakannya. 

            Dalam pelaksanaan anggaran dikenal adanya 2 macam prosedur, yaitu beban tetap; bahwa dana anggaran itu tidak boleh digunakan membayar suatu tagihan sebelum tagihan itu dapat dipastikan jumlahnya dan beban sementara; dimana suatu instansi sebelum bekerja (sebelum ada tagihan) sudah dapat menerima uang anggaran lebih dulu, walaupun nantinya harus diimbangi dengan surat pertanggungjawaban.

D. Pertanggungjawaban Pelaksanaan Anggaran

            Kegiatan pertanggungjawaban berhubungan denan penggunaan keuangan secara sah oleh bendaharawan.  Beberapa kegiatannya ialah:

1.                 Pembukuan dan peranannya

            Menurut Drs. Soehardi Sigit dalam diktat Ichtisar Elementary Accounting, pembukuan adalah seni dari pencatatan, penggolongan dna peringkasan dengna cara yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidk-tidaknya sebagian bersifat financial dan penafsiran dari hasil-hasilnya.

            Definisi yang lain ialah dari Mc. Farlan, Ayars dan Stone yang membatasi accounting        sebagai suatu seni tentang pencatatan, penyajian dan penafsiran transaksi-transaksi      keuangan dari suatu usaha atau perusahaan secara sistimatik.

            Pembukuan merupakan pola perbuatan yang kedua yang harus dilakukan dalam     proses admnistrasi keuangan, supaya tercapai hasil yang maksimal secara efisien           dalam penggunaan uang untuk membiayai proses penyelenggaraan tujuan.

            Dapat disimpulkan bahwa pembukuan (accounting) adalah perbuatan mencatat semua       transaksi keuangan yang dilakukan oleh suatu organisasi.  Catatan tersebut kemudian    digolongkan menurut jenis transaksinya dan kemudian dibuatklah ringkasannya untuk      mengetahui jumlahnya.  Dan akhirnya dari ringkasan tersebut ditafsirkan       bagaimanakah situasi perusahaan atau usaha dari sudut angka uang tersebut. (Pariata         Westra, 1980:50)

Ciri-ciri suatu sistem pembukuan yang wajar, yaitu:

            a. Penghasilan dan biaya harus difungsionalkan (digolongkan berdasarkan kegiatan) dan dengan demikian memberikan dasar untuk persiapan menetapkan sebelumnya (anggaran belanja) dan untuk mengukur hasil sementara program yang berjalan (pengendalian)

            b. Pembukuan itu harus disusun oleh unit-unti organisasi hingga kepada tingkat masing- masing penyerahan wewenang (pendelegasian kekuasaan) menjadi jelas bagi ketatalaksanaan. 

            c. Sistem pembukuan itu di dalam refleksi pekerjaan-pekerjaannya haruslah bertepatan waktunya dalam hubungannya dengan pembagian dana-dana anggaran belanja. (Dimock, 1992:324)

            Pada umumnya disetujui oleh para ahli pembukuan bahwa ketiga syarat ini hanya dapat dipenuhi oleh system akrual (accrual system), sedangkan system tunai tidak dapat memenuhi ketiga syarat tersebut.

Kegunaan pembukuan dalam bidang pemeriksaan keuangan ialah:

o   Sebagai alat untuk mencegah penyalahgunaan uang

o   Dapat mencegah pemborosan dan ketidak efisienan dalam pembiayaan

o   Sebagai alat untuk mencegah ketekoran anggaran

o   Sebagai alat untuk melakukan repressive verificatie. Catatan-catatan dalam pembukuan itu juga menjadi bukti bahwa Badan Eksekutif telah melaksanakan rencana kerja yang telah ditetapkan dalam anggaran.

o   Untuk melengkapi ketatalaksanaan dengan alat-alat untuk menjalankan pengawasan intern

o   Untuk memberi laporan kepada atasan-atasannya