TATA RUANG KANTOR
PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya, sebagai berikut :
·
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah
penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang
memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
·
Menurut Litlefield &
Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the
arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan
pada luas yang tersedia).
Tata ruang kantor
disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor
dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
produktifitas. Selain
itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan,
diantaranya :
·
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan
mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
·
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
·
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai
tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
·
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan
memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat
orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas dan pergaulanya
dengan yang lain. Kantor-kantor medern dirancang dan di bangun sesuai dengan
perkembangan teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah kantor terbuka
sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.
Human Miller and human Miller Inc. perusahaan perancang kantor yang
terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang
penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang
kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya
kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh,
memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan
membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak ada mesin hitung, meja
kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai
pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep kantor terbuka dapat
menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembok
dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan.
Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk
mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan
pribadi. Kebebasan
pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau
digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari
isolasi tembok tertutup
dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama
sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:
Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum
setelah pola dasarnya ditetapkan. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara
cukup lancar, penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai, memperbaiki
semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang
timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan. Arus perkerjaan lebih lancar dan
hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga
pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.
TUJUAN
I. The Liang Gie
·
Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang
sependek mungkin.
·
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
·
Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
·
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
·
Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
·
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi tersebut2
·
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)
II. Geofrey Mills dan
Standingford
Dua orang ahli dari
Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor
adalah :
·
Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
·
Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
·
Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
·
Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
·
Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
·
Komunikasi dan arus kerja diperlancar
·
Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
·
Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
·
Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
·
Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
·
Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara
efesien untuk keperluan pekerjan
·
Menambah semangat kerja pegawai
·
Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
·
Mempermudah pengawasan
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1.
Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus
kerja.
2. Memberikan kondisi
kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan
sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4. Memberikan kemudahan
yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari
kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap
ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan
yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang
baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan
dapat menempuh jarak yan terpendek.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai
beberapa keuntungan, diantaranya:
1.
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran
proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai
bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
4. Memungkinkan pemakaian
ruangan secara efisien.
5. Pengawasan mudah
dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana
kerja yang menyenangkan.
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat
sebagai berikut:
1.
Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan
pekerjaan.
2. Penghematan penggunaan
ruang lantai yang tepat.
3. Pengawasan dapat
dipermudah.
4. Hubungan dapat
dipercaya.
5. Perlengkapan dan mesin
kantor berguna lebih baik.
6. Jalannya pekerjaan
lebih lancar.
7. Menambah kesenangan dan
semangat bekerja bagi karyawan.
B. ASAS-ASAS
POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1. Asas-Asas
Pokok Tata Ruang Kantor
Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
2. Prinsip-Prinsip
Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus
mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan
seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara
berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus
sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian
surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan
kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan
kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus
sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber
cahaya.
g. Kesatuan yang banyak
berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan
bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan
dari satuan lainnya.
i.
Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas.
C.BENTUK-BENTUK TATA
RUANG KANTOR
I. Tata Ruang
Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan
ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
§ Moral pekerja atau staf
tetap terjaga.
§ Pekerjaan yang sifatnya
rahasia tetap terjaga.
§ Menghindari gangguan
dari pekerja satu ke yang lainnya.
§ Pimpinan akan lebih
tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para
karyawan.
Kelemahannya:
§ Pengawasan lebih sulit
dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
§ Cahaya sulit masuk dan
udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
§ Apabila diperlukan
tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit
dilakukan dan sulit merubah ruangan.
§ Apabila terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses
penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
II. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak
dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak
mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
§ Pengawasan lebih mudah
dan efektif terhadap segenap pegawai.
§ Hubungan antar pegawai
cepat dan mudah.
§ Memperlancar arus
pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir
meninggalkan tempat kerja.
§ Cahaya mudah masuk dan
udara mudah beredar.
§ Mudah merubah ruangan.
§ Perubahan organisasi
menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
§ Apabila terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan
terbatas.
Kelemahannya:
§ Dapat merendahkan moral
atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
§ Akan mengurangi
keamanan bagi pekerjaan rahasia.
§ Pekerja akan kehilangan
kepribadian.
§ Apabila ada pekerja
yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
§ Peralatan kantor yang
dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan
ketenangan.
§ Pimpinan lebih
terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP
Ruang kantor semi tertutup
adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
§ Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk
menjaga privasi kerja
§ kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan
tempat lebih sulit dilakukan.
D. LINGKUNGAN
FISIK KANTOR
Salah satu yang harus
diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.
Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor
lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan
masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan
mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:
- Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
- Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
- Sumber tenaga kerja
dan kebutuhan kantor.
- Udara yang bersih dan segar.
- Ongkos pemeliharaan yang rendah.
- Fasilitas-fasilitas angkutan
yang lebih mudah.
E. FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG
1. Perencanaan
Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan,
diantaranya:
a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.
2. Perencanaan
Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
a. Kantor menjadi tampak
menyenangkan dan menarik pandangan
b. Mempunyai akibat yang
tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c. Mencegah kesilauan
akibat cahaya yang berlebihan.
d. Memelihara kegembiraan,
ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e. Mengurangi rasa
tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a. Warna merah adalah
warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna
merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar
semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b. Warna kuning adalah
warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang
mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan
melenyapkan perasaan tertekan.
c. Warna biru sebagai
warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan.
Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan
darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh
terhadap tamu yang datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral
3.Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh
keuntungan-keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu
4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
a. Langit-langit atau
dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b. Mesin-mesin tik
dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c. Pesawat telepon
dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d. Lantai-lantai ruang
sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak
meneruskan suara.
F. PEDOMAN DALAM
MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1.
Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
2.
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
3.
Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4.
pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5.
pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang
kantor tersebut.
6.
Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan
langkah-langkah berikut :
1. Buat denah kantor dalam
ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2. Pelajari pekerjaan
(jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
3. Tentukan letak meja
kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik
penataan meja kerja.
4. Pindah atau hapus dan
gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya
masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas
tata ruang yang baik
TEKNIK PENATAAN MEJA
KERJA RUANG KANTOR
Penataan meja kerja
dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif
lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil
memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu
kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja
perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang
kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara
berikut :
1. Meja-meja kerja
sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau
dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu
punggung.
2. Pada tata ruang yang
terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa
baris.
3. Diantara baris meja dan
blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu
lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara
satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara
satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan
dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan
personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
6. Penempatan pimpinan
suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan
dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil
disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari
lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan
pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan
alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang
dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi
kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki
perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan
perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan
getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak
merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki
perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding
agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk
mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan
hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya
membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran
2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan,
kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas
pimpinan dan tamu.
STANDAR RUANG KANTOR
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus
diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang
modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan
undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan
persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan,
dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus
menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus
dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar
atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu
yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat
dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet,
dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara
kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka /
tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan
untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk
keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan
khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus
disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas
sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
petugas harus
disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga
agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan
bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang
berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup
terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh
ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat
mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus
dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang
pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam
kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan
secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor
yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan
kepada pihak yang berwajib.
H. MERANCANG TATA
RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
a) Jenis atau bidang
pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b) Penempatan bidang
pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c) Banyaknya
personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d) Tata letak atau
penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e) Penerangan atau
pencahayaan yang baik.
f) Adanya ventilasi
(pertukaran udara) yang memadai.
g) Lain-lain hal yang
penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan
Tata Letak
A. Pengertian Tata Letak
Tata letak merupakan
satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi jangka panjang.
Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya
saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta
kualitas kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif
dapat membantu mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya
rendah, atau respons cepat.
Tujuan strategi tata
letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang memenuhi kebutuhan
persaingan perusahaan.
Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk
mencapai:
•
Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.
•
Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.
•
Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih
aman
•
Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.
•
Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata
letakakan perlu diubah).
B. Tipe-Tipe Tata Letak
Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang,
dan informasi di dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam
pendekatan telah dikembangkan.
Ada enam pendekatan tata letak :
1) Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek
yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.
2) Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi dengan
volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job
shop", atau produksi terputus).
3) Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan
ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.
4) Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku
pelanggan.
5) Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan
sistem penanganan bahan.
6) Tata letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan
mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.
Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan
secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan
sebuah seni.
Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu
menetapkan beberapa hal berikut:
1. Peralatan penanganan
bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan, meliputi ban
berjalan, cranes, (automated storage and retrieval system—ASRS), juga kereta
otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan.
2. Kapasitas dan
persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat
dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan peralatan diketahui. Pada
kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat perkiraan persyaratan
ruang untuk setiap karyawan.
3. Lingkungan hidup dan
estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai
jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, pribadi,
mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.
4. Aliran informasi.
Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi
oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan tentang jarak.
5. Biaya perpindahan antar
wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan unik yang berkaitan
dengan perpindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah terutama untuk
didekatkan satu sama lain.
TENTANG
TATA RUANG KANTOR
DISUSUN OLEH:
AYU WULANDARI
DIVA RAUDHA MAHARANI
MAINI DINI
YANNY RAHMADAYU
ZAKIYAH ULFA ARYANI
KELAS : XI ADP 3
SEKOLAH : SMKN 1 PEKANBARU
PEMBIMBING : Dra. DAFLINA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar