Sistem
Komputerisasi Kearsipan
Adalah Pengaplikasian Daftar
Pertelaan Arsip (DPA) ke dalam Database Sistem Informasi Kearsipan yang ada di
seksi Kearsipan
Dengan Sistem Informasi Kearsipan ini
didapatkan manfaat :
1. Memudahkan penemuan
kembali arsip
2. Memudahkan pengaturan
arsip
3. Memudahkan perawatan
Proses yang dilakukan pada
Sistem Kearsipan ini antara lain :
1. Proses Pendataan arsip
baru (identifikasi, klasifikasi, status dan lokasi arsip)
2. Database Lokasi ( Ruang à
Blok à Rak à Laci)
3. Pendataan Softcopy Arsip
elektronis (Hasil scanning/OCR)
4. Retensi arsip &
manajemen arsip.
5. Fasilitas pencarian arsip
berdasarkan isi, lokasi, kata kunci, kategori, golongan dan status arsip.
6. Riwayat perpindahan arsip
(history).
7. Pelacakan letak arsip bisa
dilakukan dengan 2 cara yaitu :
A. Pelacakan letak arsip
/lokasi arsip dengan menggunakan visualisasi image
B. Pelacakan letak arsip
dengan menggunakan bantuan otomasi sinyal lampu yang terhubung ke boks – boks
arsip
Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan
penyerahan. Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan
sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat
arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau
sering disebut recors centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping
memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan
arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai
referensi atau sumber informasi organisasi.
Fungsi
dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip
inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja juga
memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian
terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting lagi
adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, dan
waktu.
Tata
Cara Penyusutan
Tujuan penyusutan arsip.
Tujuan penyusutan arsip dapat
dilihat dari 2 segi :
Dari segi administrasi,
tujuan penyusutan adalah :
- Menghindari pencampuradukan arsip
aktif dan inaktif
- Menghemat biaya
- Menghemat tempat
- Untuk memantapkan pemeliharaan arsip
yang bernilai permanen dan penting
- Memudahkan mencari kembali arsip
- Memudahkan pengiriman ke arsip
nasional
2. Segi Ilmiah.
- Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip
adalah akan membantu para ilmuwan mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip
yang sudah mencapai masa statis.
1. Arsip Teratur
Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata
berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani dengan
cara sebagai berikut :
a. diperiksa kembali penataannya atas dasar
sistem yang digunakan, misalnya
sistem agenda, sistem kartu/kaulbach, dan
sebagainya.
b. ditertibkan pengaturan fisiknya sehingga
penemuan kembalinya dapat lancar
c. arsip yang tidak dipergunakan baik oleh
Lembaga Negara /Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk
kemudian dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku
d. arsip yang tidak dipergunakan baik oleh
Lembaga Negara/Badan Pemerintah yang bersangkutan, tetapi diperlukan dan
penting sebagai badan bukti pertanggungjawaban nasional, dibuatkan pertelaannya
untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku
e. arsip yang masih diperlukan dan akan
disimpan oleh Lembaga Negara /badan pemerintahan yang bersangkutan dan akan
disimpan oleh Lembaga Negara /Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditetapkan
jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar penyimpanan Arsip;
f. apabila waktu penyimpanannya berakhir,
dibuat Daftar pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun
penyerahannya kepada Arsip Nasional
g. apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku
di Lembaga Negara /Badan Pemerintahan yang bersangkutan, maka Daftar Waktu
Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut dalam Jurnal
retensi Arsip.
Untuk arsip yang pengendaliannya
menggunakan yang sudah dilaksanakan dengan benar, maka proses pemindahan arsip
dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan menggunakan sarana yang sesuai ketentuan
yang berlaku dalam sistem kartu kendali.
Adapun proses penyusutannya adalah sebagai
berikut:
a. Tata Usaha pengolah
1). Secara teratur mengadakan penelitian untuk
menentukan nilai arsip berdasarkan JRA
2).
Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke
Penyimpanan
3). Menata arsip inaktif yang akan diserahkan
ke penyimpanan dalam file tersendiri
4).
Pada waktu yang telah ditetapkan, mengirim arsip inaktif tersebut kepada
Penyimpan.
5).
Membuat daftar arsip yang dipindahkan.
b. Unit Kearsipan
Secara teratur melakukan penelitian terhadap
arsip yang sudah melampaui JRA. Setelah dilaksanakan penilaian dan penyusutan
pada masing-masing unit, kemudian dilaksanakan pemindahan secara berkala dari
unit Pengolahan ke Unit Kearsipan.
Tata cara pemindahannya adalah sebagai
berikut:
a. Tata Usaha Pengolah
a. Mengirim arsip inaktif yang tidak
digunakan di Unit pengolah ke Unit Kearsipan dengan menukar Kartu Kendali di UP
dengan kartu kendali yang di UK.
b. Menyimpan Kartu Kendali yang berasal dari
UK
b. Unit Kearsipan
a) Menerima arsip inaktif TU Pengolah beserta Kartu Kendali
b) Menyimpan Kartu inakatif dalam file
c) Menyerahkan Kartu Kendali warna kuning
kepada kepala TU Pengolah
d) Mencabut dalam Daftar Pengendalian bahwa
arsip telah disimpan
e) Memusnahkan kartu kendali bagi arsip yang
berasal dari UP.
Selain pemindahan, pengertian dari penyusutan
arsip juga meliputi pemusnahan arsip dan penyerahan arsip kepada ANRI. Untuk
arsip yang pengendaliannya menurut sistem KK maka proses pemusnahannya adalah
sebagai berikut:
a. Penyimpanan berkewajiban secara berkala
untuk:
1) memisahkan arsip telah melebihi JRA
2) membuat Daftar Arsip yang dapat dimusnahkan
berdasarkan JRA;
3) mengajukan arsip tersebut kepada Tim
Penilai
4) memberitahu Unit Pengolah beserta Daftar
Arsip bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang telah ditetapkan dalam JRA
dan telah disetujui oleh Tim Penilai untuk dimusnahkan.
b. Proses pemusnahan
1) Tim Penilai mengajukan persetujuan tentang
pemusnahan arsip kepada lembaga yang berwenang.
2) Disusun berita acara pemusnahan
3) Pelaksanaan pemusnahan dengan berpedoman
pada ketentuan yang berlaku.
Adapun tata cara penyerahan arsip statis ke
ANRI adalah sebagai berikut:
a. menentukan arsip yang akan diserahkan ke
ANRI (Arsip : Statis)
b. mengumpulkan KK
c. dibuat daftar arsipnya
d. kartu Kendali beserta daftar tersebut
disampaikan kepada Tim Penilai
e. Tim penilai menentukan arsip statis yang
akan dikirim
f. Arsip yang telah dinilai beserta KK dan
daftarnya dikirim ke ANRI
g. Pelaksanaan penyerahan ke ANRI dilengkapi
berita Acara Penyerahan yang ditandatangani Pejabat dari ANRI.
2. Arsip Tidak Teratur
Proses penyusutan arsip tidak teratur, baik
pemindahannya pemusnahannya, maupun penyerahan ke ANRI harus dibuatkan daftar
pertelaan Arsip. Cara penyusutan arsip berupa :
a. Pemindahan arsip
b. Pemusnahan arsip
c. Penyerahan arsip
Cara Pengurangan Arsip
Peraturan Pemerintah No 34
tahun 1979 tentang penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip in aktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah masing-masing
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit
kearsipan ke ANRI
Dengan demikian, inti dari penyusutan arsip
adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan,
pemusnahan, maupun penyerahan. Dari pengertian penyusutan arsip tersebut di
atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah dan dijelaskan lebih lanjut baik
menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu dipenuhi.
Pemindahan arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip
dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam
kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan
arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain.
Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan
kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru (Wursanto Ignasius, 1991 : 216 dalam
Kartiandari, 2007).
>>Tujuannya agar arsip dinamis
yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka
pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan.
Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seSudah menurun (arsip dinamis inaktif),
mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara
memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi
atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip
tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu
kembali arsipnya.
Untuk dapat memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan perlu ditetapkan Angka Pemakaian arsip. Angka Pemakaian yang
menunjukkan pada atas atau bawah atas yang seharusnya, berarti arsip yang
disimpan di unit pengolah sebagian besar merupakan arsip yang tidak memiliki
Nilai guna dan atau ada arsip yang memiliki Nilai abadi. Angka Pemakaian (AP)
adalah angka perbandingan antara jumlah permintaan Warkat (arsip) untuk dipakai
kembali dengan jumlah warkat yang disimpan sebagai arsip dalam bentuk
prosentase. Rumus Angka
Pemakaian adalah sebagai
berikut :
∑ perrmintaan arsip
AP
= X 100%
∑ arsip yang disimpan
Dalam penyimpanan arsip,
ada jadwal retensi yang mana jadwal
retensi tsb adalah suatu catatan yang menunjukkan :
l. Lamanya masing- masing arsip disimpan pada
file aktif (satuankerja) sebelurn dipindahkan ke pusat penyimpanan Arsip (file
Inaktif).
2. Jangka waktu lamanya
penyimpanan masing-masing / sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan
(Wursanto Ignasius, 1991 : 210 dalam Kartiandari, 2007).
Arsip - arsip aktif dapat
dikelola di masing-masing unit atau dipusatkan pada salah satu unit, tetapi
arsip inaktif harus ditangani secara sentral. Jadi, suatu organisasi harus
mempunyai pusat penyimpanan Arsip inaktif. Penetapan jangka waktu penyimpanan
didasarkan atas nilai guna arsip tersebut (Sularso Mulyono, 2003 : 92 dalam
Kartiandari, 2007).
Adapun kegiatan yang
dilakukan pada pemindahan arsip ini adalah sebagai berikut.
v Penyiapan Sarana Pemindahan Arsip Inaktif
Perangkat lunak pemindahan
arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum dalam pemindahan arsip,
adanya jadwal retensi arsip yang dibuat
oleh instansi berdasarkan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan,
formulir, berita acara pemindahan arsip inaktif. Untuk perangkat keras terutama
diperlukan adalah bok arsip.
Ketentuan umum dalam
pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara umum oleh
pimpinan dan staf yang berada di setiap
unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar
dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif.
v Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Tahapan kerja pemindahan
arsip inaktif dimulai dari :
o Penyeleksian arsip inaktif
Seleksi dilakukan di unit
kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat
penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan
ini dilakukan untuk menentukan apakah
arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif.
Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip
instansi.
o Pembuatan daftar arsip yang akan
dipindahkan
Daftar arsip atau formulir
pemindahan arsip inaktif dapat didesain
dengan memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan
dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip
inaktif langsung menggunakan formulir
pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya
pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip
juga dengan berita acara pemindahan.
o Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan
Sarana pemindahan arsip
inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang menjadi standar instansi pada
umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang
Standar Bok Arsip.
o Serah terima arsip inaktif dari unit kerja
ke Pusat Arsip dengan penandatanganan
berita acara pemindahan arsip inaktif.
Serah terima ini dilakukan
dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua.
Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing
mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar
Pertelaan Arsip.
Sedangkan Unit kearsipan melaksanakaan kegiaan
sebagai berikut:
1) menyiapkan tempat ruangan yang memadai
2) menyiapkan sarana yang diperlukan
3) menerima penyerahan arsip beserta DPA
maupun Berita Acara Pemindahan.
Pemusnahan
arsip
Prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai
berikut :
1. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk
arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi atau bagi yang mempunyai JRA,
arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
2. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai
penyimpanan 10 tahun lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga
negara yang terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI dan BAKN
3. Pemusnahan arsip secara total harus
disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari
lembaga yang bersangkutan.
4. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat
Daftar Pertelaan Arsip.
Banyak cara yang bisa dilakukan untuk
memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur),
dan dicacah.
Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam
pemusnahan arsip arsip adalah:
1) menilai arsip yang akan dimusnahkan, yang
pelaksanaanya di lakukan oleh
sebuah Tim Penilai yang dibentuk oleh top
manejemen.
2) tim penilai menyusun daftar pertelaan Arsip
yang akan diusulkan musnah
3) melakukan pengecekan langsung terhadap
arsip yang akan dimusnahkan
4) melakukan koordinasi dengan instansi
terkait.
5) mengusulkan arsip yang akan dimusnahkan
kepada lembaga yang berwenang
6) menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;
7) pelaksanaan pemusnahan sesuai ketentuan
yang berlaku.
Penyerahan arsip ke ANRI
Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk
penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:
a. Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk
arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional,
tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi
sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.
b. Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus
diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan
ke Arsip Nasional Wilayah.
Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI
terlebih dahulu disusun Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan
penilaian terhadap DPA tersebut dan telah disetujui ANRI untuk diserahkan,
dibuat berita Acara penyerahan Arsip.
Pelaksanaan penyerahan arsip
statis, selain dilakukan penandatanganan Berita Acara pejabat dari ANRI dan
pejabat yang berwenang, juga diserahkan Daftar Pertelaan arsip beserta arsip
yang diserahkan.
JADWAL RETENSI ARSIP
Jadwal retensi arsip adalah
daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip
(retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
Untuk menjaga obyektivitas
dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu
panitia dan yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan,
fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.
Rancangan jadwal retensi
arsip yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan
dari arsip nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan olen pimpinan lembaga
negara yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip yang berlaku untuk
lingkungan organisasinya. Untuk jadwal retensi arsip pemerintah daerah perlu
terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari menteri dalam negeri.
b. PEMELIHARAAN ISI DAN FISIK
1) Perlindungan arsip
1.1. Tujuan Perlindungan arsip
Perlindungan arsip
dimaksudkan sebagai upaya untuk menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun
fisiknya. Secara nasional arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan
bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan
kehidupan bangsa Indonesia.
Sehingga dalam rangka usaha
menyelamatkan bahan bukti per tanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan
dayaguna dan tepat guna administrasi aparatur negara telah ditetapkan dalam UU
no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam UU itu
mengatur lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan pusat dan daerah
wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis dan
wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.
1.2. Cara perlindungan arsip
Pada pokoknya upaya
menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya harus dilaksanakan di
seluruh kegiatan kearsipan mulai dari penyimpanan, pengamanan, pemeliharaan,
perawatan, pemindahan, pemusnahan, sampai penyerahan arsip statis ke arsip
nasional.Cara perlindungan arsip dalam kegiatan penyimpanan antara lain:
Dibuatkan buku petunjuk tentang pengurusan
arsip yang terinci dengan sistem penyimpanan dan tata kerja yang tepat dan
efisien serta selalu diadakan penyempurnaan.
Pengendalian surat yang
cermat terutaman untuk surat-surat penting
Disediakan perlengkapan
seperti daftar klasifikasi, kartu-kartu, guide, folder, dan filling cabinet
yang cukup memadai.
Penempatan arsip yang rapi,
tertib, dan menjamin pelayanan yang cepat.
Petugas kearsipan yang
memenuhi persyaratan yang dibutuhkan.
Cara perlindungan arsip dalam
kegiatan pengamanan, antara lain:
1) Penyediaan ruangan yang aman dari
pencurian, kebakaran, banjir, dll
2) Petugas arsip yang loyal dan dapat
menyimpan rahasia
3) Peminjaman arsip harus selektif, tidak
semua pegawai dapat meminjamnya
Cara perlindungan arsip dalam
kegiatan pemeliharaan antara lain:
1) Almari, rak, filling cabinet, hendaknya
yang anti karat dan tahan lama.
2) Ruangan bebas polusi udara, tidak
lembab, tidak terkena sinar matahari langsung ke arsip, terhindar dari listrik
dan Ac yang dihidupkan terus menerus
3) Penggunaan bahan arsip yang bermutu
tinggi
4) Tersedianya peralatan untuk
pemeliharaan yang cukup
5) Penggunaan laminas dan microfilm
Cara perlindungan arsip dalam
kegiatan penyusutan atau pemindahan, antara lain:
1) Pembentukan panitia penyusutan/penilaian arsip
2) Tersedianya jadwal retensi sesuai dengan
nilai guna tiap jenis arsip
3) Tersedianyan formulir survey arsip,
daftar ikhtisar arsip, dan daftar pertelaan sementara
Cara perlindungan arsip dalam
kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip, antara lain:
1) Pemusnahan harus sepengetahuan pimpinan
dan memperhatikan pertimbangan BPK, BAKN, dan Arsip Nasional
2) Dibuatkan daftar pertelaan arsip dan
berita acaranya
3) Disaksikan oleh pejabat bidang
hukumdan/atau pengawas
2) Memelihara Arsip
Memelihara arsip dan
perawatan arsip dimaksudkan untuk melindungi, mengatasi, dan mengambil
langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip dan informasinya serta menjamin
kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Adapun tata cara pemeliharaan
arsip adalah sebagai berikut:
Ruangan arsip hendaknya
terpisah dengan ruangan kerja lainnya untuk efisien dalam kelancaran pekerjaan
umumnya.
Hindari adanya kelembaban,
untuk menjaga agar arsip itu aman dan tidak rusak.
Penggunaan rak yang memadai,
sehingga semua arsip akan tersimpan dengan teratur dan rapi.
c. PENILAIAN ARSIP
Pada suatu saat kegunaan
warkat dapat berakhir, warkat-warkat yang semacam itu dianggap sudah tidak lagi
mempunyai nilai untuk disimpan. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar
kebijakan dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai
atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka pemakaian.
Angka pemakaian adalah prosentase dari perbandigan antara jumlah permintaan surat-surat
yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip.
Jumlah permintaan surat
Angka Pemakaian = Jumlah surat dalam arsip X 100%
Suatu arsip misalnya terdiri
atas 1000 surat, selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil
kembali 100 surat, maka perhitungan angka pemakaiannya:
100
1000 X 100% = 10%
Suatu arsip dikatakan
baik apabila:
Prosentase angka pemakaian
arsip masih tinggi (minimum 15%)
Warkat-warkat yang disimpan
dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)
Masih aktif membantu
berjalannya organisasi
d. PEMINDAHAN ARSIP
Pemindahan arsip aktif ke
arsip inaktif dapat ditinjau dari 2 sudut, yaitu:
Pelaksanaan pemindahan
dilihat dari segi waktu:
1.1. Pemindahan secara bertahap
1.1.1. Satu kali dalam waktu tertentu, arsip
dialihkan ke unit kearsipan pada waktu yang telah ditentukan.
1.1.2. Dua kali dalam jangka waktu tertentu,
Tahap pertama: arsip inaktif dipisahkan dari arsip aktif akan tetapi masih
ditempatkan dalam ruang kerja pengolah. Tahap kedua: pada saat yang telah
ditentukan arsip inaktif tersebut dipindahkan ke unit kearsipan .
1.1.3. Atas dasar waktu minimum-maksimum, Pada
waktu yang telah ditentukan arsip akan dipindahkan (minimum 6 bulan, maksimum 1
tahun)
Pelaksanaan pemindahan
dilihat dari caranya, yaitu:
1.1.1. Unit pengolah menyerahkan arsip inaktif
beserta kartu kendali merah kepada unit kearsipan. Oleh unit kearsipan kemudian
akan dicocokan dengan kartu kendali biru/kuning. Setelah cocok kemudian kartu
kendali biru/kuning diserahkan kepada unit pengolah
1.1.2. Selanjutnya kartu kendali merah akan
diserahkan kepada pencatatan untuk dicocokkan dengan kartu kendali putih.
Apabila cocok kartu kendali putih akan deiserahkan pada tim penilai.
e. PENYUSUTAN ARSIP
Adalah kegiatan pengurangan
arsip melalui:
1. Memindahkan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan intern organisasi
2.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip
statis dari unit kearsipan ke Arsip Nasional RI
Adapun cara penyusutan dapat
dilakukan dengan cara:
1. Pemeriksaan atau
pemindahan
2.
Pemusnahan
3. Penyerahan
