MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
1. Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan
Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan
waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus
selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak
yang berhubungan dengan pimpinan.
Sekretaris harus mampu
mengatur jadwal dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan,
mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan,
dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum
dilaksanakan.
Seorang sekretaris akan
melakukan pekerjaannya secara teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya
menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan.
Perencaaan
a. Pengertian Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang
harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan
waktu.
Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan
menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang
menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur
jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.
1)
Perencanaan meliputi tiga kategori
a)
Perencanaan jangka panjang (long term plan).
b)
Perencanaan jangka menengah (medium term
plan).
c)
Perencanaan jangka pendek (short term plan).
2)
Proses perencanaan
a)
Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.
b)
Menentukan alternatif.
c)
Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.
d)
Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.
e)
Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.
Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan
pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.
a)
Kegiatan apa yang harus dilakukan?
b)
Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
c)
Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
d)
Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?
e)
Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?
Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu
dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut.
a) Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya
mengenai masalah yang belum dimengerti.
b) Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan
rencana demi kesempurnaan.
c) Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal
penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.
d) Menentukan urutan pentingnya masing-masing
pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama.
e) Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan
pekerjaan.
f) Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar
dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.
b. Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan
Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut.
1) Jelas/masuk akal
(rasional)
Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai
dengan job description pimpinan.
2) Sederhana ( simple)
Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan
pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan
dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan.
3) Luwes (fleksibel)
Kegiatan yang disusun sekretaris harus
fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan
kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam
menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan
perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu.
4)
Mencakup kegiatan yang menyeluruh (comprehensive)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal
kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai
dengan job description.
5)
Berkesinambungan/terus-menerus (continue)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus
berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai
pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).
Pengorganisasian
a. Pengertian Pengorganisasian
Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan
mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan
bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk
mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
b. Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam
mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut.
1)
Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.
2)
Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan.
3)
Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan,
kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda
sementara.
4)
Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak
pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
mengerjakan tugas tersebut.
Pengkoordinasian
Mengkoordinasi jadwal
kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas
sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan
tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan
tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus
mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan
apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang.
Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan,
tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.
Pengawasan
Mengawasi pengaturan
jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang
direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.
Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal
kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan
pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan
yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.
Mengidentifikasi serta
Membuat Jadwal Pimpinan
Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut.
1. Menandatangani
surat.
2. Membaca surat
masuk.
3. Membaca
laporan.
4. Menyusun
laporan.
5. Menerima
telepon dan menelepon.
6. Menerima tamu.
7. Memimpin rapat.
8. Mengadakan
perjalanan dinas.
9. Mengadakan
kegiatan “Meeting”.
10. Melakukan Kegiatan sosial.
Hal yang dimaksud
jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja.
Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat
pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan
semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan
berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh
pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:
1. Berdasarkan urutan masuk;
dan
2. Berdasarkan tingkat
kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)
Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan
dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau
bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut
sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan
dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah
dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi
sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun
waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan
selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau
mengganti dengan program kegiatan lain.
1. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk
Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat
berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama
mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri.
Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang
baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili
pimpinan.
Contoh :
Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk
pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau
kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah
sebagai berikut.
Dapat membatalkan acara pembukaan penataran
dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.
Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat
dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.
Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan
kegiatannya.
2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan
Tingkat Kepentingan
Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan,
jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh
jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan
cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak
penting akan ditinggalkan atau
didelegasikan kapada pejabat lain.
3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan
Pimpinan tidak
mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga
sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.
Untuk membantu pimpinan
dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat
jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white
board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.
Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan
sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan
dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut.
1. Menerima dan menghimpun surat.
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut
acara kegiatan pimpinan.
4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan
acara kegiatan pimpinan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar