JENIS-JENIS PERTEMUAN DAN PENGERTIANNYA HUMAS ( ADMINISTRASI PERKANTORAN )

JENIS-JENIS PERTEMUAN DAN PENGERTIANNYA

1.     1.     Seminar

Pengertian

Kata seminar berasal dari kata Latin semin yang berarti “benih”. Jadi, seminar berarti “ tempat benih-benih kebijaksanaan”. Seminar merupakan pertemuan ilmiah yang dengan sistematis mempelajari suatu topik khusus di bawah pimpinan seorang ahli dan berwenang dalam bidang tersebut.

Seminar merupakan suatu pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar atau seseorang ahli). Pertemuan atau persidangan dalam seminar biasanya menampilkan satu atau beberapa pembicaraan dengan makalah atau kertas kerja masing-masing.Seminar biasanya diadakan untuk membahas suatu masalah secara ilmiah.Yang berpartisipasi pun orang yang ahli dalam bidangnya.Seminar tentang pemasaran suatu produk, tentu dihadiri oleh para pakar bidang pemasaran.Seminar pendidikan tentu saja dihadiri oleh para ahli pendidikan.Sementara itu, peserta berperan untuk menyampaikan pertanyaan, ulasan, dan pembahasan sehingga menghasilkan pemahaman tentang suatu masalah.

Ciri – ciri

1)      ada pembicara (boleh satu atau lebih),

2)      ada topic tertentu (pada umumnya satu topic satu pembicara),

3)      ada peserta/audience (boleh pemula maupun yang sudah ahli),

4)      ada sesi presentasi dan dilanjutkan dengan diskusi.

Tahap Pelaksanaanya

a)      Persiapan

1)      Bentuk panitia seminar.

2)      Tentukan topik bahasan sekaligus tujuannya. Formulasikan dalam beberapa kalimat.

3)      Tentukan jumlah peserta yang akan di undang dan gaung kegiatan yang akan dibuat.

4)      Tentukan pemateri/pembicara atau pemakalahnya untuk seminar ini dan bagaimana mendapatkannya?

5)      Tentukan tanggal yang tepat untuk pembuatannya.

6)      Kalau diseminar tersebut membutuhkan dana, darimana saudara mendapatkan.

7)      Apa saudara akan membuat sertifikat, apa bunyinya dan siapa yang akan tanda tangan.

8)      Kalau saudara menyiapkan makanan ringan, siapa yang mengurus dan bagaimana?

9)      Bagaimana saudara memberitau peserta seminar dan pemakalah bahwa seminar jadi dilaksanakan. Darimana saudara tau kalau mereka akan datang?

10)  Menurut saudara apa perlu diwartakan dalam koran atau TV, kalau perlu bagaimana?

b)      Pelaksanaan

1)      Buat list (check list) apa saja yang dibutuhkan agar seminar pada hari tersebut berhasil.

2)      Siapkan agenda seminar untuk hari tersebut; MC,  waktu, pembicara, dsb.

3)      Pikirkan apa lagi yang saudara butuhkan untuk hari seminar tersebut (contoh: absen hadir, makalah yang di copy, laptop, dsb, dsb).

4)      Bagaimana saudara susun bangku diruang seminar?

5)      Pikirkan seandainya listrik mati tiba-tiba.

6)      Siapa yang mengurus dan menata tempat, siapa yang menerima peserta, dsb, dsb.

Kelebihan dan Kelemahan seminar

·         Kelebihan

1)      Membangkitkan pemikiran yang logis.

2)      Mendorong pada analisa menyeluruh.

3)      Prosedurnya dapat diterapkan untuk berbagai jenis problema.

4)      Membangkitkan tingkat konsentrasi yang tinggi pada diri peserta.

5)      Meningkatkan keterampilan dalam mengenal problema.

·         Kelemahan

1)      Membutuhkan banyak waktu.

2)      Memerlukan pimpinan yang terampil.

3)      Sulit dipakai bila kelompok terlalu besar.

4)      Mengharuskan setiap anggota kelornpok untuk mempelajari terlebih dahulu.

5)      Mungkin perlu dilanjutkan pada diskusi yang lain.

1.     2.     Diskusi.

Pengertian

Kata diskusi berasal dari bahas Latin discutio atau discusum yang berarti bertukar pikiran.Dalam bahasa Inggris digunakan kata discussion yang berarti perundingan atau pembicaraan.

Dari segi istilah, diskusi berarti perundingan/bertukar pikiran tentang suatu masalah: untuk memahami, menemukan sebab terjadinya masalah, dan mencari jalan keluarnya. Diskusi ini dapat dilakukan oleh dua-tiga orang, puluhan, dan bahkan ratusan orang.

Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.

Ciri – ciri

1)      Terdiri dari beberapa orang, bisa lebih dari tiga orang.

2)      Ada permasalahan yang sedang dicarikan solusi pemecahannya.

3)      Ada yang menjadi pemimpin.

4)      Ada proses tukar pendapat atau informasi.

5)      Menghasilkan rumusan alternatif pemecahan masalah yang sedang dibahas.

6)      Berlangsung dalam interaksi tatap muka dengan mengemukakan media bahasa, semuaanggota memperoleh kesempatan mendengarkan dan mengeluarkan pendapat secara bebas langsung.

7)      Mempunyai tujuan atau sasaran yang akan dicapai melalui kerja sama antar anggota.

8)      Berlangsung dalam suasana bebas, teratur dan sistematis dengan aturan main yang telah disepakati bersama.

Langkah Pelaksanaannya

9)      Harus memiliki peserta yang berjumlah minimal 4 orang.

10)  Memiliki topik pembahasan yang akan di diskusikan.

11)  Adanya saling tukar pendapat.

12)  Memiliki ruangan untuk melakukan diskusi.

13)  Dalam melakukan diskusi harus ada moderator.

Kelebihan dan Kelemahan Metode Diskusi

·         Ø Kelebihannya

1)   Dapat memperluas wawasan peserta didik,

2)   Dapat merangsang kreativitas peserta didik dalam memunculkan ide dalam memecahkan suatu masalah,

3)   Dapat mengembangkan sikap menghargai pendapat orang lain,

4)   Dapat menumbuhkan partisipasi peserta didik menjadi lebih aktif.

·         Ø Kekurangan metode diskusi

1)      Kemungkin besar diskusi akan dikuasai oleh peserta didik yang suka berbicara atau ingin menonjolkan diri,

2)      Tidak dapat dipakai pada kelompok yang besar,

3)      Peserta mendapat informasi yang terbatas,

4)      Menyerap waktu yang cukup banyak,

5)      Tidak semua guru memahami cara peserta didik melakukan diskusi.

1.     3.     Simposium.

Pengertian

Simposium merupakan pertemuan terbuka dengan beberapa pembicara yang menyampaikan ceramah pendek mengenai aspek yang berbeda tetapi saling berkaitan tentang suatu masalah.Simposium dipimpin oleh seorang ketua yang bertugas mengatur jalannya diskusi.Pendengar bertanya dan para ahli menjawab.

Ciri – ciri

1)      melibatkan kelompok ahli yang membahas topik tertentu

2)      seorang juru bicara membuat pertanyaan

3)      kemudian dilanjutkan ke diskusi panel

Langkah – langkah Pelaksanaannya

1)      Dipimpin oleh seorang ketua yang bertugas mengatur jalannya diskusi

2)      Memberi kesempatan bagi pembicara untuk mengemukakan pokok-pokok pikiran

3)      Ketua bertugas memberikan uraian pengantar sebelum pembicara berbicara dan merumuskan secara garis-garis besar dari uraian para pembicara

4)      Pendengar bertanya dan para ahli menjawab.

Kelebihan dan Kelemahan

·         Kelebihan Simposium

1)         Dapat dipakai pada kelompok besar maupun kecil.

2)         Dapat mengemukakan informnasi banyak dalam waktu singkat.

3)         Pergantian pembicara menambah variasi dan sorotan dari berbagai segi akan menjadi sidang lebih menarik.

4)         Dapat direncanakan jauh sebelumnya.

·         Kelemahan Simposium

1)      Kurang spontanitas dan kneatifitas karena pembahas maupun penyanggah sudah ditentukan.

2)      Kurang interaksi kelompok.

3)      Menekankan pokok pembicaraan.

4)      Agak terasa formal.

5)      Kepribadian pembicara dapat menekankan materi.

6)      Sulit mengadakan kontnol waktu.

7)      Secara umum membatasi pendapat pembicara.

8)      Membutuhkan perencanaan sebelumnya dengan hati-hati untuk menjamin jangkauan yang tepat.

9)      Cenderung dipakai secara berlebihan.

1.     4.     Rapat 

Pengertian

Rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi

Ciri – ciri

a)      Dalam hal perencanaan.

1)      Punya waktu yang rutin, berlangsung dalam waktu yang paling lama 2 jam

2)      Jika mendadak bisa dilakukan sambil berdiri, hanya untuk menyampaikan hal yang penting

3)      Punya agenda yang diberitahu 3 hari sebelumnya, dikirim lewat email dan tertulis.

4)      Meminta secara khusus pada pesertanya jika diminta membawa sesuatu.

5)      Jika berlangsung lama disiapkan siapa yang akan menggantikan guru jika punya jadwal mengajar.

b)      Dalam hal jalannya rapat

1)      Kepala sekolah hanya bersikap sebagai fasilitator, jika ia berbicara terlalu banyak situasi akan tidak kondusif

2)      Membuat kesepakatan, tidak ada yang berbicara saat rekan guru lain sedang berbicara

3)      Hindari membagikan kertas yang banyak saat meeting, lebih baik beri akses ke google drive document yang bisa diakses bersama.

Langkah Pelaksanaannya

4)      Menyiapkan agenda rapat

5)      Penyampaian undangan rapat lebihawal untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta

6)      Memastikan semua yang diundang dapat hadir

7)      Memastikan kesiapan fasilitas

Kelebihan dan Kelemahan

·         Kelebihan

1)      Persoalan yang dihadapi dapat dipecahkan bersama.

2)      Menambah pengalaman dan hasil kerja orang lain.

3)      Mendapatkan perkembangan-perkembangan baru di bidang kerja.

4)      Evaluasi program akan menjadi umpan balik untuk penyempurnaan kerja.

·         Kelemahan

1)      Rapat kerja memakan waktu lama sehingga seseorang harus meninggalkan pekerjaan cukup lama.

2)      Kalau bidang yang dibahas selalu luas, sering tidak tuntas

3)      .Membutuhkan persiapan sistematis untuk tiap bidang kerja yang akan dievaluasi.

4)      Kadang-kadang tidak semua masalah yang diinventarisasi dapat masuk ke panitia jauh sebelumnya.

1.     5.     Diskusi panel

Pengertian

Diskusi panel merupakan forum pertukaran pikiran yang dilakukan oleh sekelompok orang dihadapan sekelompok hadirin mengenai suatu masalah tertentu yang telah dipersiapkannya.

Diskusi Panel adalah sekelompok individu yang membahas topik tentang kelebihan pada masyarakat atau pendengar diskusi.

Ciri – ciri diskusi panel

1)      Diskusi panel dibawakan oleb 3 – 6 orang yang dianggap ahli yang dipimpin oleh seorang moderator.

2)      Para panelis berdiskusi sedemikian rupa, sehingga para pengunjung dapat mengikuti pembicaraan mereka.

3)      Pengunjung hanya berfungsi sebagai pendengar, oleh karena itu pengunjung yang begitu besar jumlahnya dianggap sebagai kelompok yang diajar oleh suatu regu guru. Tetapi panel tidak boleh hanya sekedar merupakan pengajaran informatif, melainkan harus dapat merangsang cara berpikir massa dengan memberikan berbagai perspektif.

4)      Pelaksanaan panel dimulai dari perkenalan para panelis oleh moderator, kemudian disampaikan persoalan umum kepada para panelis tersebut, untuk didiskusikan. Mereka seharusnya adalah orang-orang yang pandai berbicara dengan lancar dan menarik.

5)      Pendengar tidak hanya akan menelan pesan yang sudah jadi, melainkan dapat mengikuti proses pemikiran para panelis jalannya diskusi.

6)      Setelah diskusi selesai, pendengar dapat membentuk kelompok-kelompok untuk mendiskusikannya lebih lanjut. Akan tetapi selama diskusi panel, pendengar tidak diberi kesempatan untuk mengemukakan pandangan.

Langkah Pelaksanaanya.

c)      Langkah Persiapan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam persiapan diskusi di antaranya:

1)      Merumuskan tujuan yang ingin dicapai, baik tujuan yang bersifat umum maupun tujuan khusus.

2)      Menentukan jenis diskusi yang dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

3)      Menetapkan masalah yang akan dibahas.

4)      Mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan teknis pelaksanaan diskusi, misalnya ruang kelas dengan segala fasilitasnya, petugas-petugas diskusi seperti moderator, notulis, dan tim perumus, manakala diperlukan.

d)     Pelaksanaan Diskusi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan diskusi adalah:

1)      Memeriksa segala persiapan yang dianggap dapat memengaruhi kelancaran diskusi.

2)      Memberikan pengarahan sebelum dilaksanakan diskusi, misalnya menyajikan tujuan yang ingin dicapai serta aturan-aturan diskusi sesuai dengan jenis diskusi yang akan dilaksanakan.

3)      Melaksanakan diskusi sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaan diskusi hendaklah memerhatikan suasana atau iklim belajar yang menyenangkan, misalnya tidak tegang, tidak saling menyudutkan, dan lain sebagainya.

4)      Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap peserta diskusi untuk mengeluarkan gagasan dan ide-idenya.

5)      Mengendalikan pembicaraan kepada pokok persoalan yang sedang dibahas.

e)      Menutup Diskusi

Akhir dari proses pembelajaran dengan menggunakan diskusi hendaklah dilakuan hal-hal sebagai berikut:

1)      Membuat pokok-pokok pembahasan sebagai kesimpulan sesuai dengan hasil diskusi.

2)      Me-review jalannya diskusi dengan meminta pendapat dari seluruh peserta sebagai umpan balik untuk perbaikan selanjutnya.

Kelebihan dan Kelemahan Diskusi Panel

·         Kelemahan :

1)      Membangkitkan pikiran.

2)      Mengemukakan pandangan yang berbeda-beda.

3)      Mendorong ke analisis lebih lanjut.

4)      Memanfaatkan para ahli untuk berpendapat dan proses pemikirannya dapat membelajarkan orang lain.

·         Kelebihan :

1)      Mudah tersesat bila moderator tidak terampil.

2)      Memungkinkan panelis berbicara terlalu banyak.

3)      Tidak memberi kesempatan peserta untuk berbicara.

4)      Cenderung menjadi serial pidato pendek.

5)      Membutuhkan persiapan yang cukup masak.

1.     6.     Lokakarya (acadermic workshop)

Pengertian

Suatu acara dimana beberapa orang berkumpul untuk memecahkan masalah tertentu dan mencari solusinya.Sebuah Lokakarya adalah pertemuan ilmiah yang kecil.

Ciri – ciri Lokakarya

1)      Merupakan suatu forum pertemuan

2)      Ada fasilitator yang membimbing dan menguasai teknik penerapan metode ini.

Langkah – langkah Pelaksanaannya

1)      Penyelenggara lokakarya akan menetapkan topik

2)      Memastikan bahwa setiap peserta sudah siap

3)      Perhatikan kecepatan

4)      Memberikan latihan setelah diskusi

5)      Menyediakan handout

Kelebihan dan Kelemahannya

·         Kelebihan Lokakarya

1)      Memberi kebebasan berargumen kepada peserta loka karya dan pemakalah.

2)      Memberi peluang melibatkan banyak peserta.

3)      Menyerap informasi sebanyak mungkin untuk suatu hasil atau perubahan konsep semula sehingga ide pemakalah akan diuji dan mendapat tangapan tentang kelebihan dan kekurangan dari ide para pemakalah.

4)      Dapat digunakan sebagai referensi bagi pengamat dan pemegang kebijakan baik masyarakat umum dan pemerintah.

·         Kelemahan Lokakarya

1)      Memerlukan persiapan yang relatif lama

2)      Memerlukan tenaga dan biaya yang besar

3)      Melibatkan banyak orang sehingga menyita waktu guru untuk melaksanakan pembelajaran di kelasnya

4)      Menimbulkan banyak pro dan kontra sehingga menimbulkan potensi konflik di antara pengamat pendidikan dan pelaksana kebijaksanaan  

1.     7.     Kolokium.

Pengertian

Beberapa ahli diundang untuk memberi jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan pendengar mengenai topik yang ditentukan.Bedanya dengan simposium, dalam kolokium para ahli tidak mengajukan (makalah) prasaran.

1.     8.      Brainstorming

Brainstorming merupakan cara untuk mencari dan menemukan ide Pamphlet.Pamphlet (pamplet) adalah semacam booklet (buku kecil) yang tak berjilid. Mungkin hanya terdiri dari satu lembar yang dicetak di kedua permukaannya.Tapi bisa juga dilipat di bagian tengahnya sehingga menjadi empat halaman.Atau bisa juga dilipat tiga sampai empat kali hingga menjadi beberapa halaman. Jika dilipat menjadi empat, pamphlet itu memiliki nama tersendiri yaitu leaflet. Penggunaan pamphlet atau leaflet umumnya dilakukan untuk pemasaran aneka produk dan juga untuk penyebaran informasi politik.